O que é ERP e como funciona?

Uma mão masculina escrevendo em um papel em cima de uma mesa e do lado um notebook.

Lembra como as coisas funcionavam antes das tecnologias? A gestão de uma empresa, por exemplo, precisava ser feita à base de papel e caneta. Imagine quanta informação era perdida e como era complicado o trabalho de um gestor.

 Hoje, com os softwares, como o ERP, as coisas mudaram consideravelmente. Descubra agora como funciona essa tecnologia e conheça todas as vantagens que ela pode oferecer para o seu negócio.   

O que é ERP?

Também conhecido como Enterprise Resources Planning, ou Planejamento dos Recursos da Empresa, em português, um sistema ERP é um software de gestão empresarial.

O objetivo dessa tecnologia é integrar diferentes sistemas e centralizar todos os dados de uma empresa em uma única plataforma, facilitando o acesso a informações importantes, o que contribui para o aumento da produtividade e redução de custos.

Alguns desses softwares são pagos, desenvolvidos e comercializados por empresas do ramo. Outros, também conhecidos como ERP Open Source, são softwares de código aberto, concebidos colaborativamente pela comunidade de desenvolvedores voluntários.

Muitas empresas acabam optando por sistemas open source, porque são gratuitos e mais versáteis, o que possibilita que sejam personalizados de acordo com as necessidades de cada negócio.

Para que serve um sistema ERP?

Conforme uma empresa cresce, suas atividades se diversificam, aumentando o número de dados que circulam entre um setor e outro, o que torna a gestão cada vez mais complexa. Nesse momento, o uso da tecnologia para organizar toda essa informação é fundamental.

Cada setor pode ter o seu próprio software, voltado para suas funções específicas. Porém, se esses diferentes sistemas não estiverem integrados, as chances de haver ruídos na comunicação são grandes, o que pode prejudicar o desempenho da empresa.

É justamente aí que entra o ERP, que é o responsável por integrar os setores, centralizando toda a informação que circula pela empresa em um único sistema.

Como um sistema ERP funciona?

A centralização das informações no ERP permite que a comunicação entre as áreas seja mais fluida e rápida, de modo que cada setor tenha acesso facilitado a dados importantes para o seu funcionamento.

Além disso, o sistema ainda contribui para que o gestor possa administrar o negócio com mais segurança, tendo como base dados confiáveis e sempre atualizados.

Veja o exemplo de um e-commerce: o ERP identifica cada venda realizada. Com isso, é possível saber, em tempo real, os níveis de estoque para cada item, o que permite identificar o melhor momento para comprar novos produtos.

Em uma situação simples e corriqueira, como a descrita acima, é possível ver a interação entre três setores diferentes: vendas, estoque e compras. Perceba como o sistema permite que ambos funcionem de forma sincronizada, transmitindo a informação de forma clara e precisa, contribuindo para uma gestão mais eficaz.,

E quando o sistema ERP não está integrado aos demais sistemas? 

Há casos em que o ERP adquirido pela empresa não é compatível com os demais sistemas utilizados, impedindo a comunicação e centralização das informações.

Nesse caso, é possível fazer a integração por meio de um API de ERP, que são ferramentas que funcionam como adaptadores, integrando os diferentes sistemas.

Quais são as vantagens de um sistema ERP?

Além de saber o que é ERP, também é importante conhecer algumas de suas vantagens, assim você já sabe exatamente o que esperar desse tipo de sistema.

1. Integração

O sistema ERP integra setores e centraliza todas as informações, permitindo que o gestor acompanhe o desempenho de vários departamentos por meio de uma única plataforma. 

Além disso, ainda possibilita a comunicação entre setores, facilitando a troca de informações importantes para o funcionamento da empresa.

2. Gestão mais eficiente

O acesso facilitado às informações, em tempo real, permite ao gestor um olhar mais apurado da empresa como um todo. Dessa forma é possível acompanhar os principais indicadores de desempenho de cada setor, identificando quais precisam de intervenções.

Com isso, é possível uma tomada de decisão mais eficiente, tendo como base dados confiáveis e atualizados.

3. Redução de custos

Graças ao acesso facilitado às informações, um gestor consegue identificar e aproveitar oportunidades de cortar custos sem prejudicar a produtividade.

Além disso, ainda é possível que a empresa atue com estoque mínimo, em um sistema just in time, por exemplo, reduzindo custos de armazenamento.

4. Aumento da produtividade

A automatização de tarefas burocráticas, promovida pelo ERP, permite que a equipe se dedique às atividades mais produtivas, garantindo a otimização do tempo gasto e uma maior eficiência.

Melhore a gestão da sua empresa com um ERP

Da automatização de tarefas burocráticas à melhora da comunicação entre departamentos, a integração entre setores é indispensável para qualquer empresa que queira se posicionar de forma mais competitiva no mercado.

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