Controle de estoque: saiba como fazer um simples e eficiente

Um empreendedor agachado na frente de uma estante, fazendo o controle de estoque.

Não importa o tamanho do negócio, o controle de estoque é essencial para evitar prejuízos financeiros em todos os sentidos, desde a perda de clientes por causa da indisponibilidade dos produtos até custos desnecessários com itens parados. 

Para você garantir um giro de produtos saudável, respondemos às dúvidas mais comuns sobre o assunto de um jeito fácil de entender, pensando nas principais necessidades imediatas, além de possíveis soluções e melhorias que ajudam a evoluir os processos. 

O que é controle de estoque?

O controle de estoque é o monitoramento da entrada e saída dos produtos de uma empresa. O objetivo é planejar e gerenciar a aquisição, armazenamento e comercialização das mercadorias adquiridas para venda. 

Isso pode fazer mais sentido para quem vende produtos em algum tipo de comércio. Mas também funciona para os prestadores de serviços que precisam de vários itens em estoque para uso pessoal no trabalho ou ainda ferramentas para executar as atividades. 

Qual a importância do controle de estoque? 

Seja você um MEI ou empreendedor em uma empresa maior, qualquer descuido com a gestão de estoque pode prejudicar as vendas e o poder de negociação de prazos e preços com fornecedores.

Mas, além dos problemas financeiros, o controle de estoque eficiente garante vários benefícios, como: 

  • Evitar a perda de produtos por causa de prazos de validade e condições de armazenamento, por exemplo;
  • Criar promoções de venda para itens parados;
  • Melhorar o espaço de armazenamento e os custos necessários;
  • Aumentar a satisfação dos clientes;
  • Identificar produtos mais ou menos vendidos;
  • Planejar as próximas compras e prever demandas. 

Como fazer o controle de estoque: passo a passo

É possível fazer uma gestão de estoque simples, seguindo algumas boas práticas. Abaixo, fizemos um passo a passo simplificado, para facilitar sua rotina de trabalho.

1. Organize o espaço físico

A organização do espaço de armazenamento é uma estratégia essencial para criar padronizações, que facilitam, principalmente, o registro e a localização das mercadorias.

Para praticar, você pode usar alguns critérios recomendados, entre eles: 

  • Classificar e agrupar os itens em categorias, como tipo, cor e tamanho ou ainda mercadorias para venda, produtos para limpeza, etc;
  • Utilizar prateleiras para definir locais específicos de cada produto;
  • Colocar os mais vendidos em locais acessíveis;
  • Criar regras para evitar perdas, por exemplo itens próximos de vencimento posicionados à frente. 

2. Registre todas as entradas e saídas

Tendo todos os produtos organizados e padronizados, é mais fácil criar uma rotina para gerenciar o fluxo de entrada e saída das mercadorias em uma planilha do Excel ou software.  

Com isso, você diminui a chance de erros e perdas para o negócio, como adquirir itens acima ou abaixo do necessário. Além disso, ganha a vantagem de entender melhor o giro dos produtos. 

3. Faça um inventário

Fazer o inventário significa um acompanhamento constante de todos os registros, para ter certeza de que batem com a realidade. Isso ajuda a manter os dados atualizados conforme acontecem as compras e vendas. Também é uma forma de identificar os itens parados e os que têm mais saída. 

4. Monitore o fluxo das suas vendas

O acompanhamento das vendas é para prever demandas e planejar reposições com eficiência. Sem falar que é um controle para calcular o giro de estoque, que nada mais é do que o desempenho dessa área.  

Basicamente, é uma conta para alcançar um equilíbrio entre as compras realizadas e as vendas dos produtos, podendo calcular inclusive os itens individualmente. O resultado indica quantas vezes o estoque precisou ser renovado. 

Funciona assim: Giro de estoque = Total de Vendas / Estoque médio

Exemplo: você vendeu 60 bolos de um mesmo sabor no mês com um estoque médio de 30 unidades. Isso significa que precisou renovar o estoque duas vezes neste período. 

5. Programe os pedidos com fornecedores

Seguiu todos os passos anteriores? Se sim, pode ter certeza que a negociação com os fornecedores vai ficar muito mais fácil, já que tem mais controle sobre as suas necessidades com dados reais e atualizados. 

Prevendo as demandas, você tem condições de fazer o pedido das mercadorias com antecedência, aproveitando descontos e condições mais vantajosas, que inclusive podem ser repassadas para seus clientes em forma de promoções. 

Quais são os métodos para gerenciamento de estoque?

Na prática, os principais tipos de controle de estoque são: o permanente, quando a gestão é feita em tempo real; e o temporário, que considera as entradas e saídas depois de um ciclo pré-estabelecido. 

Sabendo disso, outra ajuda para as estratégias é conhecer as principais metodologias para controle de estoque, entre elas: 

  • PEPS (primeiro a entrar, primeiro a sair): muito utilizado para comércios de itens perecíveis, que valoriza os itens mais antigos para despacho. 
  • UEPS (último a entrar, primeiro a sair): ao contrário do anterior, os itens mais novos são vendidos primeiro;
  • Custo Médio: é a soma dos custos dos produtos novos e dos antigos, dividida pela quantidade total dos itens em estoque.
  • Curva ABC: classifica de acordo com o grau de rotatividade. A (alta saída), B (médio) e C (baixo);
  • Just in Time (“na hora certa”, em português): mantém a menor quantidade de produtos, para evitar desperdícios. É preciso contar com fornecedores confiáveis, que cumpram os prazos de entrega. 

Vale destacar: PEPS e o Custo Médio são as únicas metodologias válidas para o cálculo do Imposto de Renda, segundo o Ministério da Fazenda. 

Precisa usar um sistema de controle de estoque? 

Como mencionado anteriormente, é possível fazer o controle de estoque manual em uma planilha, inclusive muitas delas são disponibilizadas gratuitamente em sites confiáveis, por exemplo o Sebrae

Mas se quiser agilizar essa tarefa, investir na automação pode ser o diferencial, ainda mais se você trabalha sozinho. Assim, você economiza tempo para focar em outras estratégias e foge dos erros. 

O bom é que também existe sistema de controle de estoque gratuito. Nesse caso, os ERPs Open Source (software de gestão empresarial) são uma opção, permitindo a gestão até mesmo por aplicativos. 

Comece agora mesmo a colocar as nossas dicas em prática e melhore o seu planejamento de estoque! 

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